Manajemen dan Sistem Manajemen

Ada beberapa definisi dari manajemen. Definisi manajemen tidak ada yang telah diterima secara universal. Marry Parker Follet mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajer mencapai tujuan – tujuan organisasi melalui pengaturan orang untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin diperlukan, atau berarti dengan tidak melakukan tugas – tugas itu sendiri.
Definisi lain dari manajemen dikemukakan oleh Stoner. Stoner mengemukakan manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha – usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya – sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Dari definisi ini terlihat bahwa Stoner telah menggunakan kata proses dan bukan seni. Mengartikan manajemen sebagai seni mengandung arti ketrampilan pribadi, sedangkan proses artinya cara sistematis untuk melakukan pekerjaan.
Proses tersebut terdiri dari kegiatan – kegiatan manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Perencanaan berarti para manajer memikirkan kegiatan – kegiatan mereka sebelum dilaksanakan. Kegiatan ini biasanya didasarkan pada metode, rencana atau logika, bukan hanya atas dasar dugaan atau firasat. Pengorganisasian berarti para manajer mengorganisasikan sumber daya manusia dan material organisasi. Kekuatan organisasi terletak pada kemampuan untuk menyusun berbagai sumber dayanya dalam mencapai suatu tujuan. Semakin terkoordinasi dan terintegrasi kerja organisasi, semakin efektif pencapai tujuan organisasi.
Pengarahan berarti para manajer mengarahkan, memimpin, dan mempengaruhi para bawahan. Manajer tidak melakukan semua kegiatan sendiri, tetapi menyelesaikan tugas – tugas esensial melalui orang lain. Manajer tidak sekedar memberi perintah, tetapi menciptakan iklim yang dapat membantu para bawahan melakukan pekerjaannya yang terbaik. Sedangkan pengawasan berarti para manajer berupaya untuk menjamin bahwa organisasi bergerak ke arah tujuannya. Bila beberapa bagian organisasi ada pada jalur yang salah, manajer harus membetulkannya.
Sistem manajemen merupakan payung bagi suatu lembaga dalam menjalankan kegiatannya secara operasional. Payung ini mewadahi suatu lembaga mulai dari arah pengembangan, mekanisme, dan pengelolaannya. Arah pengembangan menerangkan visi, misi, analisis lingkungan (internal dan eksternal), grand strategy, pengorganisasian, unit – unit strategis & uraian tugas, dan strategi operasional & kebijakan. Mekanisme menerangkan sistem prosedur, sistem informasi terintegrasi, model bisnis, dan sistem evaluasi. Sedangkan pengelolaan menerangkan sumberdaya – sumberdaya lembaga yang perlu dikelola supaya lembaga dapat berjalan untuk mencapai visi yang dimilikinya.
Sistem dan prosedur yang merupakan bagian dari mekanisme dalam sistem manajemen, perlu dimiliki oleh suatu organisasi. Sistem dan prosedur merupakan alat bantu manajemen dalam mencapai tujuan organisasi. Sistem dan prosedur ini dapat mengintegrasikan fungsi-fungsi organisasi. Sistem dan prosedur ini dapat mengintegrasikan fungsi-fungsi organisasi organisasi dan memegang peranan penting dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan-kegiatan yang bersifat repetitif. Beberapa definisi yang diperlukan untuk mengetahui arti dari prosedur ini adalah:

1. Prosedur adalah petunjuk untuk mengambil tindakan yang dijelaskan secara rinci mengenai aktivitas-aktivitas apa yang harus dilakukan. Prosedur ini mempunyai urut-urutan logis.
2. Prosedur adalah urut-urutan langkah-langkah didalam suatu pekerjaan dan berhubungan dengan apa, bagaimana, kapan dan siapa yang melakukannya.

Dengan demikian, prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang secara kronologis yang telah ditetapkan sebelumnya untuk melaksanakan suatu pekerjaan, rangkaian kegiatan ini dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama. Jika prosedur dipandang sebagai elemen dari sistem, maka sistem tersebut terdiri dari prosedur-prosedur yang berinteraksi satu dengan lainnya dengan membentuk suatu kesatuan tujuan. Sistem dan prosedur yang direncanakan dengan baik akan berpengaruh besar terhadap efektivitas organisasi secara keseluruhan karena sistem dan prosedur ini mengintegrasikan fungsi-fungsi organisasi dalam suatu kerangka kerja yang umum dan rutin.